DE-10119 Berlin - Büroassistenz

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für unser Büro in Berlin Mitte eine freundliche, selbstbewusste und gut organisierte Unterstützung für den Bereich Sekretariat, Büro und Projektorganisation. polyform ist ein Büro für visuelle Kommunikation in Berlin. Wir entwickeln Marken, entwerfen Erscheinungsbilder und planen Leit- und Orientierungssysteme – analog und digital, grafisch und plastisch. Seit über 20 Jahren beraten wir Kunden aus den Bereichen Kultur, Bildung und Soziales sowie Tourismus und Wirtschaft strategisch und gestalterisch bei der Entwicklung ihrer visuellen Sprache. Langfristige übergreifende Konzepte für Institutionen und Orte wecken unsere Leidenschaft für Design und unsere Neugier auf Menschen und Inhalte genauso wie das Corporate Design für temporäre Anlässe. Wir sind ein Team von 2 Gesellschaftern und 8 bis 10 Mitarbeiterinnen aus den Bereichen Grafik-Design, Produkt-Design und Architektur. Unser Büro ist geprägt von flachen Hierarchien und kurzen Kommunikationswegen, die Atmosphäre ist familiär und unkompliziert. Das sind Ihre Aufgabenbereiche: Büroorganisation: › Empfang und Telefonzentrale › Bearbeitung Postein- und -ausgang › Verwaltung und Bestellung von Büromaterial › Termin- und Reisekoordination › Pflege von Adressliste und Projektdaten › Mitarbeit bei der Erstellung von Verträgen › Einführungsgespräche mit neuen Mitarbeitern und Praktikanten Buchhaltung: › Rechnungsstellung, Rechnungskontrolle, Mahnwesen › Buchhaltungsvorbereitung › Vorbereitung der Lohnbuchhaltung Öffentlichkeitsarbeit / Akquise: › Sichtung, Recherche und Auswertung nationaler und europaweiter Ausschreibungen › Zusammenstellung von Bewerbungen für Ausschreibungen › Pflege der Akquisedatenbank › Eigenständige Projektakquise › Mitarbeit bei der Öffentlichkeitsarbeit Das sollten Sie mitbringen: › praktische Erfahrung im Office Management › selbständige und gewissenhafte Arbeitsweise › organisatorisches Talent und Eigeninitiative › gute Umgangsformen, Freude an der Arbeit im Team › sicherer Umgang mit der gängigen Office, Grafik- und Designsoftware (vor allem Adobe InDesign) › guter sprachlicher Ausdruck › sicher in Englisch Ein Hochschulabschluss in Journalistik, Kommunikationswissenschaften, PR, Marketing oder eine kaufmännische Ausbilung sowie Erfahrungen im Architekturbereich sind von Vorteil. Das bieten wir Ihnen: › ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum › ein kreatives Büro mit flachen Hierarchien und freundlicher, wertschätzender Atmosphäre › spannende Projekte für namhafte Kunden aus dem Kunst- und Kulturbereich. Wir bieten Ihnen eine langfristige Perspektive für eine Teilzeitposition (25 Stunden) und freuen uns auf Ihre Bewerbung in deutscher Sprache mit Lebenslauf, Referenzen und Zeugnissen. Bitte senden Sie Ihre Unterlagen zusammen mit einer Gehaltsvorstellung an middel@polyform-net.de.